Любая фирма сталкивается с проблемой взыскания дебиторской задолженности: перечислен аванс, но выполнения обязательства не последовало, поставлен товар, а оплата так и не произведена, выдан займ, а должник «великодушно» сам себе его простил. Вне зависимости от оснований формирования долга для того, чтобы не портить себе отчетность (сохранить финансовую устойчивость, возместить убытки и т.п.) необходимо инициировать взыскание долгов с юридических лиц. К тому же и налоговики не поймут излишнего «великодушия» и обязательно потребуют отчета: на каком основании у вас висит просроченная задолженность, а вы ее не взыскиваете, нет ли тут признаков схемы и т.е.
Внутренние меры для предотвращения невозврата долгов:
Необходима разработка внутреннего документа, который содержит все процедурные вопросы взыскания дебиторской задолженности, в котором будут закреплены:
• алгоритм самого взыскания;
• указание на лиц, ответственных за реализацию того или иного действия;
• меры, применяемые за пренебрежение требованиями данного регламента и т.п.
С документами должны быть ознакомлены все лица, вовлеченные в контакты с контрагентами, что подтверждать их собственноручные подписи (их цифровые аналоги).
Следует ввести в практику:
• обязательный мониторинг состояния контрагентов;
• закрепление как во внутренних документах, так и в типовых договорах особых условий при наличии непогашенной задолженности, работы на условиях отсрочки (рассрочки) – в частности, ограничения по суммам;
• четкие указания на сроки оплаты (а не ссылки на «обычные» сроки, «предусмотренные законом» и т.п.), реакции на претензии (общий 30-тидневный срок представляется чрезмерным и нередко используется не для изыскания средств для возврата долга, а для вывода активов, особенно в преддверии банкротства);
• указания удобной для фирмы подсудности;
• заблаговременное получение оригиналов документации, необходимой для взыскания – внесудебного и судебного.
Какие документы необходимо собрать? И для взыскания в досудебном порядке, и далее, в суде, понадобятся:
подтверждающие долг (первичные) документы (УПД, накладные), подтверждающие факт поставки товара (выполнения работ, оказания услуг)
• договор (если подписывался);
• акт сверки взаимных расчетов (если составлялся);
• платежные документы, подтверждающие, в частности, внесение аванса, выдачу займа и т.п.;
• документальное подтверждение соблюдения претензионного порядка (например, уведомление, распечатанное с сайта «Почта России»).
Понадобятся документы о регистрации, выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) и т.п., но они уже имеются, они собраны в рамках проявления должной осмотрительности.
Претензия: сроки, форма, порядок направления:
В регламенте обязательно необходимо прописать досудебную процедуру взыскания долга, в частности:
• указание на период просрочки, когда необходимо отправлять претензию;
• саму форму этого документа;
• порядок отправки;
• процедуру хранения документов;
• ответственное лицо или подразделение.
В претензию, как правило, включают следующую информацию:
данные, идентифицирующие заявителя и должника;
• указание на основания возникновения долга (реквизиты договоров, УПД, платежек и т.п.)
• сумма задолженности;
• срок ее погашения;
период просрочки;
• расчет и указание на размер штрафных санкций;
• срок для ответа, с указанием последствий пропуска;
• подписи, печати (при наличии).
Проясним вопрос о сроке. С одной стороны, понятно нежелание «ссориться» с контрагентом, который немного запоздал с оплатой. С другой, не в интересах фирмы затягивать с взысканием, поскольку промедление чревато претензиями налоговиков, ростом риска вообще ничего не получить - в связи с выводом активов, банкротством, ликвидацией, истечением сроков исковой давности и т.п. Если переговоры не увенчались успехом, лучше сразу отправлять претензию, чтобы началось течение «претензионного» срока, в течение которого можно принять обоснованное решение: подавать иск в суд или же еще раз попытаться решить дело переговорами. Что до боязни «поссориться» с контрагентом, то наша практика убедительно свидетельствует: добросовестный партнер с пониманием отнесется к тому, что в вашем внутреннем регламенте указан определенный срок просрочки, при котором направляется претензия. Практика показывает, что оптимальный срок просрочки составляет месяц.
Взыскание долга в судебном порядке:
В регламенте обязательно должны быть отражены:
• указание на период просрочки, при достижении которого должен начаться процесс судебного взыскания долга;
• конкретный порядок такого взыскания или взаимодействия с юридической компанией, которая взяла на себя это направление работы;
• лицо, ответственное за данный процесс или взаимодействие с внешними экспертами по взысканию долгов с юридического лица.
Считается, что приступать к взысканию целесообразно не позднее трех-шести месяцев с даты, когда начала течь просрочка. Однако, памятуя об экономической оправданности каждого принимаемого решения, и при отсутствии убедительных сведений о том, что финансовое состояние контрагента ухудшилось до критического, можно несколько подождать, провести еще раунд переговоров и т.п. Если же есть очевидные признаки того, что это не временные трудности, не случайные кассовые разрывы, то не следует затягивать обращение в суд.
Чем может помочь юрист?
Тем, что возьмет на себя и профессионально реализует непрофильные для большинства бизнесменов процедуры. К тому же участие в процессе незаинтересованного эксперта исключит внутреннее противодействие (в частности, менеджеры по продажам склонны проявлять снисхождение к «хорошим» клиентам, и нередко противятся внедрению выставления претензий в унифицированные сроки). Незаинтересованный юрист по взысканию долгов сможет правильно оценить ситуацию, на что не всегда способны их без сомнения квалифицированные коллеги, специализирующиеся на организации нормального взаимодействия с добросовестными контрагентами. Также юрист, оценив именно вашу ситуацию, в состоянии предложить эффективные, не общепринятые методы взыскания задолженности. Например, предъявление требования об обеспечении иска, арест имущества и т.п. Не стоит забывать также, что даже наличие на руках исполнительного документа не гарантирует того, что долг будет возвращен. Юрист сделает так, чтобы номинальное требование преобразовалось в живые деньги. Для этого имеется достаточно инструментов (запрет на выезд за рубеж, на реализацию продажу имущества, конфискация и т.п.)
Время — это самый ценный ресурс по долговым делам. Мы готовы быстро и эффективно разработать стратегию взыскания, определить оптимальный способ достижения желаемого результата (судебный приказ, упрощенное производство, обращение в арбитражный суд), добиться ареста активов – в общем, сделать все, чтобы осуществить взыскание долга с юридического лица.