Какие стратегии для ведения бизнеса лучше выбрать директору сегодня: «ручное управление» и бесшовное взаимодействие с сотрудниками, или передача отдельных участков работы на аутсорс? Поговорим о преимуществах юридического аутсорсинга — как реальной возможности сократить расходы бизнеса. Особенно, если этот бизнес ведется за пределами Беларуси.
Вот уже три года экономические и социальные факторы бьют по бизнес-отраслям как в России, так и в Беларуси. В начале 2020 года невзгоды, свалившиеся на малый и средний бизнес, казались временными. Перед бизнес-сообществом тогда стояла одна общая задача — пережить тряску, получить уроки и стать сильнее.
Спустя три года стало ясно, какой бизнес остался и намерен работать на рынках России и Беларуси, обрел стабильность и готов расширяться. Белорусские предприниматели увидели в лице российского рынка перспективные и дружественные каналы для расширения бизнеса. Но очевидно, что невозможно выстроить бизнес в двух государствах одновременно хорошо. Будет «проседать» или операционная часть, или взаимодействие с бесконтрольными контрагентами, или правовая безопасность.
Именно недостаточное внимание к правовой безопасности компании является миной замедленного действия. Нам приходится сталкиваться с такими примерами в своей практике:
Наш клиент (постоянный житель и гражданин РБ) основал в Москве бизнес. Для полноценного управления компанией назначил генерального директора из Москвы. Рассчитывал на то, что гендиректор позаботится о компании, она будет успешно развиваться под руководством «местного» человека. В результате учредитель бизнеса оказался информационно изолирован. Генеральный директор в течение долгого времени незаконно выводил средства с ООО, подделывал юридические документы, еще и вступил в сговор с контрагентами. Сговор еще долгое время отражался на кармане учредителя. Бизнес развалился, учредитель потерял много денег.
Клиент обратился к нам слишком поздно. Мы помогали урегулировать сам корпоративный конфликт и его последствия, но не в наших силах было сохранить бизнес доверителя – слишком много событий произошло к этому времени. Этой ситуации могло бы не произойти, если бы учредитель заранее позаботился о правовой безопасности своей московской компании, передав правовой блок не назначенному Гендиру с корыстным интересом, а юристам.
Компания без юридической поддержки — как государство без армии
За свою 15-летнюю юридическую практику я убедился, что каждая компания нуждается в правовой поддержке. Именно поддержке, а не защите, поскольку защищаться фирме, возможно, и не придется, если «на берегу» не пожалеть ресурсов и подойти к выстраиванию правовой безопасности действительно правильно, а не интуитивно.
Сегодня наблюдается оптимизационная тенденция с сокращением расходов на юристов, хотя недопустимо экономить за счет безопасности компании. Это патовая ситуация среди предпринимателей, которая неизбежно приведет к проблемам. Особенно, если учредитель постоянно находится в одном государстве, а его компания в другом.
Три заведомо проигрышных сценария ведения дел в организации
√ Сценарий первый.
У компании пока нет проблем — значит, юрист не нужен, — рассуждает учредитель и владелец, — а шаблоны договоров можно просто скачать из интернета. В крайнем случае, составление договора поручают главному бухгалтеру. Открыли бизнес в России, дела идут, кажется, предусмотрели все проблемы.
Такое ведение дел приводит к ошибкам в договорах, которые позже в суде трактуются не в пользу компании. Также опускается серьезный подход к проверке контрагентов. Об этом я уже писал огромную статью в предыдущем номере, не буду повторяться. Главное, учредитель должен знать – проверка контрагента должна проводиться глубоко, со всех сторон и лучше с участием юриста-судебника. Также не стоит упускать тот факт, что необходим тотальный контроль за делами компании, которая находится в другом государстве.
• Отсутствие руководства на месте, ослабленный контроль — все это почва для возникновения проблем. Вывод прост: юриста необходимо подключать для «настройки» компании.
√ Сценарий второй.
При появлении первых сбоев в работе с контрагентами, в компанию нанимают юриста-договорника. При поиске такого юриста-универсала предприятие рассчитывает, во-первых, решить за счет него все правовые вопросы; во-вторых, соблюсти выделенный на зарплату сотрудника бюджет. Ожидания от специалиста понятны, но способен ли такой универсал решить все проблемы предприятия?
Этот сценарий, конечно, лучше, чем отсутствие юриста в компании. Но так создается только иллюзия защищенности. Дело в том, что юрист по договорной работе хорош чаще всего именно в договорном праве. При этом от него по умолчанию (и несправедливо) ожидают и высококлассной судебной защиты. Но это сложно реализовать на практике.
Защиту в суде должен обеспечивать отдельный юрист, который провел не одно сложное судебное заседание. Защита должна быть такого уровня, чтобы у оппонента не осталось шансов выиграть.
При втором сценарии получается, что у гендиректора формируется уверенность, что компания находится под защитой только на том основании, что юрист работает и значит ситуация под контролем.
√ Сценарий третий.
Он самый дорогой и трудозатратный, но самый верный в плане безопасности. В процессе работы компания нарабатывает цепочки контрагентов, вынуждена защищаться или отстаивать свои права в суде. Тогда учредитель (гендиректор) формирует полноценный юридический отдел в компании: ведущего юриста, младшего юриста, юриста-судебника, содержит штат, несет за него расходы.
С точки зрения безопасности — все верно, на интересы компании работают несколько юристов разной специализации и уровнем подготовки. Но с точки зрения финансовых выгод для предприятия — это огромные траты, которых можно и нужно избегать.
Тотальная защита компании и оптимизация расходов — это реально
• Чтобы бизнес не приносил проблем, но приносил прибыль — о нем надо заботиться, а не только строить.
Несколько лет назад я, как генеральный директор своей компании, отдал на аутсорсинг бухгалтерский и финансовый блоки. Решение далось не сразу, меня одолевали беспокойства: как доверить сторонней компании самое важное, как контролировать ее работу, как получить гарантии.
Мы разработали юридическое аутсорсинговое направление и стали предлагать его бизнесменам. Целью этого направления было: снять переживания бизнеса при делегировании правовых вопросов и обеспечить комплексную юридическую заботу дел малого и среднего бизнеса.
Прежде, чем выпустить это направление в свет, мы провели исследование, опросив несколько десятков представителей малого и среднего бизнеса. В процессе исследования мы выявили основные переживания и потребности Доверителя. Нам это помогло адаптировать предложение так, чтобы исключить любые переживания и накладки в процессе взаимодействия.
Ниже я опишу подробно результаты наших исследований. Они указывают на огромные необоснованные траты каждого предприятия. Один вывод в ходе исследования проявился явно: гендиректору страшно менять процессы в деликатных вопросах правовой заботы.
• Выгоды в цифрах от привлечения юристов на аутсорсинговые работы
► Команда юристов на аутсорсе вместо одного юриста в штате.
Юридические компании предлагают настолько демократичные цены за аутсорсинговое сопровождение, что они порой оказываются дешевле чистой зарплаты одного штатного юриста. Если посчитать объем работы юридической команды, экспертизу, опыт, слаженность взаимодействия, то предложение окажется таким, от которого невозможно отказаться.
► Существенная экономия бюджетов компании.
Давайте посчитаем стоимость содержания одного штатного юриста: зарплата, премии, оплата налогов, взносов, больничные листы (и, соответственно, простой в работе).
Если белорусский предприниматель будет нанимать юриста из Москвы или Московской области, ему придется рассчитывать на выплату зарплаты 53 000-120 000 рублей в месяц. Если юриста нанимают в Санкт-Петербурге, придется рассчитывать на выплату зарплаты в 40 000-100 000 рублей в месяц. В регионах России у юристов зарплаты ниже — около 30 000 - 50 000 рублей в месяц. Добавляем дополнительные 30% от оклада, которые работодатель оплачивает в виде взносов на ОМС, ОПС, ОСС и т.п. Учитываем НДФЛ 13%, т.к. вышеуказанные зарплаты предполагаются чистыми. В итоге дополнительные расходы могут составлять до 50 % от оклада в месяц.
► Сокращение расходов, связанных с принятием на должность.
Каждый работодатель испытывает головную боль при поиске, подборе и собеседованиях, трате рабочих часов, рисков найма неквалифицированного кадра, его обучении, адаптации, а затем и содержании. Особенно сложно реализовать и контролировать найм юриста, находясь в другом государстве. Можно поручитьэту работу внешнему рекрутеру, но это тоже будет стоить месячной зарплаты сотрудника. Очевидно, что проще отобрать достойных кандидатов с прозрачного юридического рынка и позволить им приступить к работе уже сегодня
► Сокращение штата без ущерба бизнесу.
Работодатель может спокойно высвободить бюджет, который в текущий момент выделяет на содержание действующего сотрудника, налоги, и перекинуть на другие статьи расходов.
Плюсы от передачи дел на аутсорсинг
► Один договор — закрыты все правовые блоки.
Представьте, сколько узкопрофильных юристов необходимо нанять и содержать гендиректору, чтобы качественно укомплектовать юридический департамент. Намного выгоднее и удобнее нанять команду, решающую вопросы, что называется, «оптом».
Идеально, когда юридическая компания предлагает Доверителю такие условия сотрудничества, при которых она может оказать комплексную поддержу в консультационных вопросах, закрыть досудебную работу, весь блок договорной работы, а также представительство в суде опытными юристами. Некоторые компании, (мы в их числе), в комплексе предлагают важный блок работы — взаимодействие с государственными органами.
• Работа с госорганами крайне важна иностранным предпринимателям. Без знания закона, специфики, правил — очень сложно будет развивать бизнес и отбиваться от всевозможных штрафов в чужом государстве.
► Команда разнопрофильных юристов.
Идеальный алгоритм, когда решения по правовым проблемам Доверителя прорабатываются коллективом юридической компании. В коллектив должны входить юристы узких специализаций: по арбитражным и гражданским спорам, банкротству. При этом будут исключены ошибки и недоработки, связанные с ограниченными знаниями или недостаточным опытом штатного юриста.
Важно понимать, что речь идет не только о «бумажной работе». Юридическая команда в идеале должна выполнять перечень обязанностей, которые обеспечивают дальнейшее безопасное существование компании: переговоры, проверки контрагентов, сопровождение руководства на сделках, судебная защита и др.
Вряд ли единственный юрист по договорной работе сможет обеспечить такой комплексный подход к решению задач. И это не значит, что он плохой юрист. Это просто другой юрист. Как врачи — хирург и терапевт — каждый отлично занимается своим делом, но каждый закрывает определенный участок работы.
► Фиксированный и предсказуемый бюджет.
Самое главное для предпринимателя — это предсказуемость и прозрачность расходов. Юридический аутсорсинг — именно та услуга, траты по которой можно спрогнозировать, проверить, оценить объем, сократить или расширить.
Как только команда юристов оценивает объем запросов и работы в компании, руководителю озвучивается месячная стоимость работы. Эта стоимость вряд ли окажется выше, чем текущая зарплата единственного штатного юриста на предприятии
► Сохранение конфиденциальности.
При подключении юридического аутсорсинга гендиректор избавляет себя от рисков, связанных с разглашением коммерческой тайны конкурентам. Также опускаются риски относительно «перекупа» штатного юриста оппонентами в суде.
Юридическая компания обязана предоставить соглашение о конфиденциальности, по которому полученная информация будет защищена. Это подтверждает отношение к делу и серьезность юридической поддержки — уважаемая компания не будет рисковать своей репутацией и готова в этом расписаться.
► Быстрое решение задач.
У некоторых директоров и владельцев бизнеса есть установка на то, что проще посадить в соседний кабинет сотрудника и контролировать все. Почему-то такие управленцы считают, что бесшовное взаимодействие возможно только с сотрудником в офисе. Это заблуждение. Совсем не обязательно осуществлять контроль «в ручном режиме».
Современные информационные системы позволяют молниеносно ставить задачи, контролировать, отчитываться по их выполнению. Это особенно может быть важно для белорусских руководителей, которые вынуждены удаленно заниматься бизнесом на территории РФ.
► Любая зона покрытия.
Юридические компании сегодня предлагают различный масштаб своего участия. Некоторые компании, находясь в одном из городов России, готовы оказывать поддержку иностранным компаниям вообще по всей России. Это удобно, пока не встанет вопрос судебного представительства. Тогда белорусскому гендиректору придется покрывать расходы юридической команды для следования в суды других городов России. Поэтому не стоит делегировать правовые вопросы московской компании, если подзащитный бизнес работает, например, во Владивостоке.
Другие юридические компании предлагают поддержку только в том регионе, где у них офис. Это позволяет быстро и без дополнительных затрат выезжать в суды, сопровождать Доверителя на переговорах и пр.
Если бизнес Доверителя функционирует в иных регионах, чем Москва — имеет смысл искать компанию территориально ближе к месту ведения бизнеса. Такой выбор упростит взаимодействие и снизит затраты гендиректора.
Как выбрать юридическую компанию на аутсорсинг: алгоритм действий и шагов
Скажем сразу, что это непростая задача. Предприятия в Москве сталкиваются с огромным количеством предложений от юридических фирм с красивыми сайтами и обещаниями недорого и качественно выполнить работу. Что говорить о белорусских бизнесменах, которые не ориентируются в российских юридических компаниях и далеки от юриспруденции. Особенно сложно сделать выбор, когда есть необходимость привлечения юридической компании из других регионов России. Кажется, что в такой ситуации проще не начинать поиски вообще и по старинке содержать штат, чем создавать поисками себе новые сложности.
• Я предлагаю некоторый алгоритм, который поможет отфильтровать «продажников», «юридический Макдоналдс», юридические «бутики». Этот алгоритм подойдет для выбора юридической компании и из крупных городов России, и из регионов. На базовом уровне это поможет белорусскому гендиректору сфокусироваться при выборе компании как на аутсорс, так и для разовой судебной защиты.
1. Рекомендации. Обратитесь к своим сотрудникам, коллегам, партнерам. Спросите их об успешном опыте взаимодействия с российской юридической компанией.
2. Поиск в интернете. Вбейте «юридический аутсорсинг» или «юридическое сопровождение бизнеса». Вы увидите огромное количество предложений. Начинаем фильтровать.
3. Лендинг или сайт? Часто молодые коллеги создают одностраничный сайт с продающим предложением. Обращайте внимание на юридическую составляющую, а не дизайн компании. Главное – не само предложение, а кто его делает. Если у компании есть только лендинг — это «продажники». Уходите с лендинга, ищите сайт с историей всей жизни компании. Если на сайте отображены «все услуги на свете» — это «юридический Макдоналдс»- экспертности и опыта может оказаться недостаточно для решения ваших серьезных вопросов.
4. Оцените, сколько лет компания на рынке; работает ли компания с юридическими лицами; оцените клиентов компании — их должны опубликовать на сайте; изучите, какие услуги компания оказывает юридическим лицам; прочитайте кейсы (выигранные дела) и обратите внимание на сложность и сумму выигрыша по этим кейсам.
5. Изучите команду юридической компании. Часто на сайтах просто не найти информацию о команде. Это плохо. Скорее всего, у такой фирмы и офиса нет, а сайт создан предприимчивым юристом-фрилансером, который также передает дела на подряд. Ни экспертизы, ни качества, ни бесшовного взаимодействия при таком подходе гендиректору не получить.
6. Кто руководит командой? Руководители юридической компании, т.н. управляющие партнеры, в наше время просто обязаны обладать научными званиями, учеными степенями, издавать учебные пособия, проводить обучающие мероприятия для коллег, делиться опытом через статьи в научных и отраслевых журналах. Это говорит о серьезности отношения к профессии, о постоянном развитии. Соответственно подразумевает определенные требования руководства к своим сотрудникам. Только такой руководитель сможет отобрать глубоких, исполнительных, ответственных сотрудников, которые смогут быстро и качественно выполнять запросы Доверителей. А сотрудники будут преданны и с уважением относиться к своему наставнику.
7. Обратите внимание на присутствие юридической компании в российских юридических рейтингах «Право.ru-300» и «Коммерсантъ». Рейтинги есть федеральные (московских компаний), и региональные. Отметки рейтингов, если они существуют в жизни компании, всегда будут отражены на главной странице сайта. В эти рейтинги попадают компании только с сильными юристами, сложными делами, высокими суммами по искам, проводящие многоступенчатую, сложную работу по защите Доверителей. В рейтинги попасть очень сложно, поэтому их наличие — своеобразная лакмусовая бумажка успеха юридической компании. Чем выше место компании в рейтинге, тем дороже будут стоить их услуги.
8. Пообщайтесь с руководством юридической компании (управляющими партнерами, партнерами). Оцените, насколько они понимают ваши запросы, легко ли с ними общаться, работала ли компания по аналогичным делам. Спросите, как подбираются сотрудники под ваш проект, как выстроено взаимодействие. Также важно узнать, как решаются спорные вопросы с Доверителем.
9. Узнайте о разных форматах взаимодействия. Юридическая компания, ориентированная на Доверителя, а не на сухой заработок, может предложить несколько вариантов сотрудничества.
• Поддержать штатного юриста в его повседневной работе. Гендиректор избавиться от нужды расширять штат, при этом работа будет выполняться на высоком уровне с минимальными затратами.
• Полностью взять на себя правовую заботу компании. Если поиск юриста в штат только начался, или вакансия освободилась — имеет смысл рассмотреть такой вариант сотрудничества.
• Позаботиться о судебной защите. Штатный юрист продолжит выполнять свои важные функции, но судебная работа отойдет к юристам-судебникам.
Мы разобрали самые частые алгоритмы поведения гендиректоров, их потребности и страхи при найме юридической компании на аутсорсинг. Однозначно и неоспоримо то, что в текущих экономических условиях двумя главными требованиями для успешного ведения бизнеса являются юридическая безопасность предприятия, то есть взаимоотношения с контрагентами и госорганами, а также эффективное распределение финансовых потоков.
Перспективность юридического аутсорсинга для малого и среднего бизнеса велика и с точки зрения финансовых выгод, и с точки зрения функциональности. Кто бы мог подумать еще 5 лет назад, что за зарплату штатного юриста можно нанять команду мощных юристов.
• Главное при выборе — понимать, какую компанию вы ищите, обозначить для себя требования к работе. Всегда можно начать сотрудничество с небольших задач, а затем, по мере роста доверия, передавать компании все больше задач, постепенно отказываясь от найма сотрудников в штат.
Если гендиректору сложно решиться на такого рода нововведения, могу порекомендовать изначально «проверить» выбранную юридическую компанию в работе. Договоритесь о том, чтобы вам провели аудит, консультацию, подготовили правовое заключение — одним словом, доверьте небольшой, но сложный вопрос. Сразу будет понятно, как выстроено взаимодействие с Доверителем, насколько юристы разбираются в специфике отрасли, комфортно ли вам общаться и можно ли будет доверить этой фирме правовую безопасность вашей организации.
Если первое «испытание» пройдет успешно, можно начать сотрудничество. При этом не следует отдавать сразу все дела, стоит подключить компанию на 2-3 месяца на один из блоков работы: консультационную, досудебную, договорную, поддержку при общении с госорганами. Когда этот этап будет пройден — можно делегировать и судебное представительство, или же весь объем правовой работы.